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공급처가 2~3곳으로 늘면 발주서를 매번 다른 양식으로 옮겨야 할 수 있습니다. 발주 자동화는 채널 연결 → 공급처 매핑 → 발주 규칙의 3단계로 준비합니다. 특정 제품의 기능 설명이 아닌 일반 설정 안내이며, 이메일·포털·API 중 공급처가 지원하는 방식에 맞춰 확인하세요.
발주 자동화가 필요한 시점 — 2가지 신호
모든 규모에서 자동화가 필요한 건 아닙니다. 다음 두 가지 신호 중 하나라도 반복된다면 전환을 검토할 시점입니다.
- 발주 복붙에 30분 이상 쓰인다 — 주문서를 열고, 공급처 양식으로 옮기고, 전송하는 과정이 반복적으로 길어진다면 수동 처리의 한계에 가까워진 신호입니다.
- 발주 누락 또는 이중 발주가 1회 이상 발생했다 — 수작업 중 탭을 잘못 닫거나 같은 주문을 두 번 전송하는 실수는 규모와 무관하게 발생합니다. 이 경우 설정 전 먼저 주문·송장 수작업 병목 진단 시트로 어느 단계에서 병목이 생기는지 파악하는 것이 먼저입니다.
공급처 전달 방식 3가지 비교
발주 자동화를 설정하기 전에 내 공급처가 어떤 전달 방식을 지원하는지 먼저 확인해야 합니다. 방식마다 설정 방법과 준비 항목이 다릅니다.
| 전달 방식 | 이메일 발주 | 공급처 포털 직접 등록 | API 연동 |
|---|---|---|---|
| 방식 설명 | 주문 정보를 이메일 형식으로 공급처에 전송 | 공급처 전용 포털에 주문 정보를 직접 입력 | API를 통해 주문 데이터를 자동 전달 |
| 자동화 가능 여부 | 가능 (이메일 발송 자동화) | 제한적 (포털 구조에 따라 다름) | 가장 안정적 자동화 가능 |
| 준비 항목 | 발주 이메일 주소 확인 / 양식 합의 | 포털 계정 / 로그인 방식 확인 | API 키 / 권한 설정 / 테스트 환경 |
| 주요 주의점 | 양식 변경 시 수동 업데이트 필요 | 포털 구조 변경 시 설정 재확인 필요 | API 스펙 변경 시 즉시 대응 필요 |
| 적합한 경우 | 소규모 / API 미지원 공급처 | 공급처 포털 사용 필수인 경우 | 중규모 이상 / 안정적 운영 목적 |
발주 자동화 설정 3단계
공급처 전달 방식을 확인했다면 아래 3단계 순서로 설정을 진행합니다. 순서를 건너뛰면 이후 단계에서 재설정이 필요한 경우가 생깁니다.
1단계 — 판매 채널 연결
주문이 들어오는 채널(스마트스토어·쿠팡·Cafe24 등)을 먼저 연결합니다. 이 단계에서 놓치기 쉬운 항목은 채널별 API 권한 설정입니다. 주문 조회 권한만 있으면 주문 수집은 되지만, 주문 상태 업데이트(배송 처리)까지 하려면 추가 권한이 필요합니다.
- 스마트스토어: 판매자 API 권한에서 주문 조회 + 주문 상태 변경 권한 모두 활성화
- 쿠팡: 쿠팡 Wing API 키 발급 + 주문/배송 권한 설정
- Cafe24: API 앱 권한에서 주문 조회/업데이트 scope 포함 여부 확인
2단계 — 공급처 매핑
판매 채널에서 수집된 주문을 어느 공급처로 전달할지 연결합니다. 공급처가 여러 곳이면 상품별로 공급처를 구분하는 규칙이 필요합니다. 이 단계에서 매핑 규칙이 명확하지 않으면 이후 발주 오류의 원인이 됩니다.
매핑 전 확인할 것
공급처별 발주 양식, 최소 발주 수량, 전달 방식(이메일·포털·API)을 먼저 정리합니다. 공급처 조건이 정리되어 있지 않으면 매핑 설정 중 수정이 반복됩니다. 공급처 선택 기준은 위탁배송 공급처 처음 고르는 법을 참고하세요.
3단계 — 발주 규칙 설정
언제, 어떤 조건으로 발주를 자동 전달할지 규칙을 설정합니다. 주요 설정 항목은 아래와 같습니다.
- 발주 트리거 — 주문 확인 즉시 / 결제 완료 후 N분 이후 / 오전 9시 배치 처리 등
- 예외 조건 — 취소 요청 주문, 품절 가능성 있는 상품, 특정 채널 제외 등
- 전달 실패 시 처리 — 재시도 횟수, 관리자 알림 방식
자동화 연동 실패 원인과 예방 방법은 위탁배송 자동화 연동 실패 이유에서 더 자세히 다루고 있습니다.
설정 후 먼저 확인할 3가지
발주 자동화 설정을 마친 뒤 바로 실전 투입 전에 아래 3가지를 확인합니다.
- 테스트 주문으로 발주 전달 확인 — 실제 주문과 동일한 조건으로 테스트 발주를 하나 넣고, 공급처에 정확히 전달됐는지 확인합니다. 이메일 방식이면 수신 여부, API 방식이면 응답 코드까지 확인합니다.
- 송장 회신 경로 확인 — 발주 후 공급처에서 송장 번호가 어떤 경로로 다시 들어오는지 확인합니다. 송장 회신 경로가 막히면 구매자에게 배송 정보가 전달되지 않습니다. 자세한 내용은 하루 주문 처리 루틴 글을 참고하세요.
- 처리 이력 기록 확인 — 자동 발주된 주문이 이력에 남는지 확인합니다. 나중에 발주 누락이나 이중 발주 여부를 확인할 때 이력이 없으면 추적이 어렵습니다.
설정 전 수동 처리 부담이 어느 단계에서 생기는지 먼저 확인하세요
자동화 설정 전에 주문 수집 → 발주 전달 → 송장 수집 중 어느 단계에서 시간이 가장 많이 쓰이는지 파악하면 설정 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 주문·송장 수작업 병목 진단 시트를 먼저 활용해 보세요.